Gmail otevírám několikrát denně. Čtu zprávy, odpovídám na důležité e-maily a čas od času něco označím hvězdičkou, abych se k tomu později vrátila. Dlouho jsem ale přehlížela jednu část rozhraní, která se přitom nachází přímo přede mnou. Nenápadný postranní panel v Gmailu totiž ukrývá nástroj, který mi postupně změnil způsob, jakým si zapisuji nápady, úkoly i důležité informace.
Řeč je o propojení Gmailu s aplikací Google Keep. Na první pohled může působit jako další zbytečný prvek, který Google přidal do svého ekosystému. Jenže právě jednoduchost tohoto řešení je jeho největší výhodou.
Mohlo by vás zajímat
Panel, který jsem dlouho ignorovala
Na pravé straně webové verze Gmailu se nachází úzký panel s přístupem ke službám Google Kalendář, Úkoly, Kontakty a právě také Keep. Dlouho jsem ho vnímala spíš jako vizuální doplněk než jako něco, co by mi mohlo reálně pomoci.
Když jsem ale Google Keep otevřela přímo během práce s e-maily, zjistila jsem, že poznámky mám okamžitě po ruce a nemusím přepínat mezi několika aplikacemi. Všechny zápisky se navíc automaticky synchronizují s mobilem, takže na ně mohu navázat i mimo počítač.
Gmail už není seznam úkolů
Dříve jsem často nechávala e-maily v doručené poště jen proto, že obsahovaly nějakou myšlenku nebo úkol, ke kterému jsem se chtěla vrátit. Výsledkem byla přeplněná schránka, ve které se důležité zprávy ztrácely mezi ostatními.
Dnes si při čtení e-mailu jednoduše zapíšu poznámku do Keep. Může jít o nápad na projekt, otázku k pozdější odpovědi nebo třeba důležité datum z dlouhé e-mailové konverzace. Gmail tak zůstává místem pro komunikaci a Keep funguje jako rychlý prostor pro zachycení myšlenek.
Praktické je to hlavně u pracovních projektů, kde se informace často ukrývají v desítkách odpovědí. Místo opakovaného procházení celé konverzace si vypíšu klíčové body do jedné poznámky.
Fotogalerie
Dokonalé řešení to není
Google Keep v Gmailu má samozřejmě své limity. Nenahradí plnohodnotné aplikace pro správu poznámek ani komplexní nástroje pro řízení projektů. Chybí například pokročilejší struktura složek nebo hlubší propojení přímo s e-maily.
Nelze například jedním kliknutím přesunout celý e-mail do Keep. Pokud si chci uchovat vazbu na konkrétní zprávu, musím si uložit její odkaz nebo ručně shrnout důležité informace.
Pro běžné každodenní používání mi to ale bohatě stačí. Síla tohoto řešení není v množství funkcí, ale v rychlosti. Když mě při čtení e-mailu něco napadne, nemusím přerušovat práci a otevírat další aplikaci.
